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Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina
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Portaria P n. 120/2017

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Portaria P n. 120/2017

Dispõe sobre o Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e os demais instrumentos de Gestão Documental relativos às unidades administrativas da Sede do Tribunal e aos Cartórios da Justiça Eleitoral de Santa Catarina.

O Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, no uso da atribuição que lhe é conferida pelo art. 22, inciso XXIV, do Regimento Interno desta Corte (Resolução TRESC n. 7.847, de 12.12.2011),

– considerando o disposto no art. 3º da Resolução que disciplina o Programa de Gestão Documental na Justiça Eleitoral de Santa Catarina (Resolução TRESC n. 7.964, de 18.04.2017);

– considerando a necessidade de atualização dos instrumentos de Gestão Documental deste Tribunal; e

– considerando os estudos realizados nos autos do Processo Administrativo Eletrônico (PAE) n. 16.721/2016,

R E S O L V E:

Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre o Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e os demais instrumentos de Gestão Documental relativos às unidades administrativas da Sede do Tribunal e aos Cartórios da Justiça Eleitoral de Santa Catarina.

Art. 2º O Plano de Classificação de Documentos, constante do Anexo I, é o instrumento utilizado para relacionar os documentos de acordo com as funções e atividades que os geraram, por meio de códigos classificatórios, com o objetivo de agilizar a recuperação e o acesso às informações.

§ 1º As unidades administrativas da Sede do Tribunal e os Cartórios Eleitorais deverão utilizar o Plano de Classificação de Documentos como instrumento de gestão documental nos arquivos correntes, intermediários e permanentes.

§ 2º Os documentos deverão ser classificados na unidade de origem.

Art. 3º A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, constante do Anexo II, é o instrumento resultante da avaliação documental e tem por finalidade determinar os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, sistematizando os arquivos em correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º As unidades administrativas da Sede do Tribunal e os Cartórios Eleitorais deverão seguir a Tabela de Temporalidade como norma para a transferência de documentos dos arquivos correntes aos intermediários, para o recolhimento ao arquivo permanente ou para a sua eliminação.

§ 2º Os prazos de guarda previstos na Tabela de Temporalidade serão contados a partir do ano seguinte ao do arquivamento do documento, salvo expressa previsão em contrário.

Art. 4º A eliminação de documentos no âmbito do Tribunal deverá ser aprovada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e referendada pela Direção-Geral.

§ 1º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio da elaboração de Listagem de Eliminação, conforme modelo constante do anexo VI.

§ 2º Os documentos e processos protocolados no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP), passíveis de eliminação, deverão ter seus números de protocolo informados na Listagem de Eliminação.

§ 3º As unidades administrativas da Sede do Tribunal deverão encaminhar apenas a Listagem de Eliminação à CPAD, que a autuará como processo administrativo eletrônico de eliminação de documentos para todo o Tribunal.

§ 4º Os Cartórios Eleitorais deverão proceder à autuação de processo administrativo eletrônico de eliminação de documentos, a ser encaminhado para a aprovação da CPAD.

§ 5º A Listagem de Eliminação será restituída à unidade de origem para os ajustes necessários quando forem verificadas incorreções ou incompatibilidades com o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

Art. 5º A eliminação, após aprovada, deverá ser amplamente divulgada, pela CPAD ou pelos Cartórios Eleitorais, conforme o caso, de acordo com o art. 14 da Resolução n. 7.964/2017.

§ 1º O Edital de Ciência de Eliminação deverá ser elaborado conforme modelo constante do Anexo VII e publicado no Diário da Justiça Eleitoral de Santa Catarina (DJESC).

§ 2º A íntegra da Listagem de Eliminação deverá ser publicada nas páginas da intranet e internet do Tribunal.

Art. 6º Eventual solicitação de alienação de documento objeto da eliminação deverá ser requerida pela parte interessada, por meio do preenchimento do formulário constante do Anexo VIII.

§ 1º O pedido será decidido pela Direção-Geral, após manifestação da CPAD.

§ 2º Sendo deferido o pedido, será procedida a entrega dos documentos pela unidade de origem, mediante recibo, à parte interessada.

§ 3º O indeferimento do pedido será comunicado à parte interessada pela CPAD.

Art. 7º Após o decurso do prazo editalício de 45 dias, será realizada a descaracterização dos documentos a serem eliminados.

§ 1º O processamento da eliminação dos documentos das unidades administrativas da Sede do Tribunal será realizado pela CPAD.

§ 2º O processamento da eliminação dos documentos dos Cartórios será realizado por cada Zona Eleitoral.

§ 3º Por ocasião da eliminação, deverá ser lavrado Termo de Eliminação, conforme modelo constante do Anexo IX, pelo servidor que acompanhar a descaracterização dos documentos.

§ 4º O registro dos documentos e processos que tramitaram no SADP deve ser atualizado com a informação da respectiva eliminação, tão logo ela tenha sido efetivada.

Art. 8º Concluído o procedimento de eliminação de documentos, os autos serão encaminhados à CPAD para ciência e, após, à unidade de origem, para arquivamento.

Art. 9º Os documentos produzidos ou recebidos pelas unidades administrativas da Sede do Tribunal e pelos Cartórios Eleitorais, acumulados nos arquivos, nos sistemas informatizados ou em bancos de dados, devem ser classificados, avaliados e indexados até o dia 19 de dezembro de 2017, de acordo com o art. 18 da Resolução n. 7.964/2017.

§ 1º Os documentos digitais produzidos ou mantidos em sistemas informatizados internos devem ser classificados na origem incluindo-se, como metadados, no mínimo, o tipo documental, o assunto, o código de classificação, o ano e o número, se for o caso.

§ 2º É de responsabilidade das respectivas unidades a classificação, a indexação e o arquivamento dos documentos digitais no repositório corporativo do Tribunal.

Art. 10. Integram esta Portaria: Plano de Classificação de Documentos (Anexo I); Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (Anexo II); Glossário (Anexo III); Índice (Anexo IV); Lista de Verificação para Baixa Definitiva dos Autos (Anexo V); Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos (Anexo VI); Modelo de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Anexo VII); Solicitação de Alienação de Documentos (Anexo VIII) e Modelo de Termo de Eliminação de Documentos (Anexo IX).

Art. 11. Os casos omissos serão resolvidos pela Direção-Geral, após manifestação da CPAD.

Art. 12. Revoga-se a Portaria P n. 98/2015.

Art. 13. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação no Diário da Justiça Eleitoral de Santa Catarina (DJESC), sem prejuízo da sua divulgação no Boletim Interno do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina (BITRESC).

Publique-se e cumpra-se.

Gabinete da Presidência do Tribunal Regional Eleitoral de Santa Catarina, em Florianópolis, 20 de abril de 2017.

Desembargador Antonio do Rêgo Monteiro Rocha, Presidente

Publicada no BITRESC de 25.4.2017.